Langkah - Langkah Sertifikasi

Pedoman KAN 901-2006
Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Pangan Organik
Langkah - Langkah Sertifikasi

Untuk mendapatkan sertifikat secara formal maka proses sertifikasi harus dilakukan oleh lembaga sertifikasi yang terakreditasi. Di Indonesia lembaga sertifikasi diakreditasi oleh KAN (Komite Akreditasi Nasional). Untuk mendapatkan sertifikat organik, operator perlu memenuhi beberapa persyaratan menyangkut kelengkapan dokumen administratif dan kelembagaan sebagai berikut:

1. Persyaratan Dokumentasi Sistem Sebagai langkah awal dalam mempersiapkan sertifikasi maka operator harus menetapkan, menerapkan dan menjaga produk organik yang sesuai dengan ruang lingkup kegiatannya. Dalam hal ini operator harus mendokumentasikan kebijakan, sistem, program, prosedur, dan instruksi sejauh diperlukan untuk menjamin mutu produk organiknya. Dokumentasi sistem ini harus dikomunikasikan kepada, dimengerti oleh, tersedia bagi, dan diterapkan oleh semua personil yang terkait dalam operator yang dikerjakan. Untuk itu perlu dilakukan langkah-langkah yang barkaitan dengan persyaratan manajemen dan persyaratan teknis sebagai berikut:

 Persyaratan manajemen

Persyaratan manajemen pada suatu sistem merupakan hal yang mutlak diperlukan. Hal ini diperlukan untuk menjamin bahwa sistem manajemen dapat berjalan secara efektif dan efisien, berkelanjutan, serta selalu berkembang lebih baik. Persyaratan ini pada umumnya bersifat universal sehingga lazim disebut sebagai “UniversalProgram”. Berikut adalah beberapa persyaratan manajemen dalam rangka penerapan sertifikasi produk pangan organik berdasarkan acuan-acuan normatif di atas ;

a. Kebijakan Mutu

Operator seyogyanya mempunyai kebijakan mutu tentang sistem produksi dan pemasaran pangan organik yang ditetapkan dan diterapkan di lingkungan usahanya untuk menciptakan jaminan mutu produk organik yang tinggi. Kebijakan mutu sebaiknya mencakup tujuan, sumberdaya yang digunakan, dan alasan manajemen jaminan mutu yang digunakan.

b. Organisasi

Badan usaha harus menjelaskan struktur organisasi yang dipunyai serta menjelaskan tentang kebijakan mutu dan uraian tugas masing-masing bagian. Dalam hal penanganan produk organik, badan usaha seyogyanya mempunyai satu unit khusus dalam organisasi yang bertanggungjawab terhadap Dokumen Penerapan Jaminan Mutu produk pangan organik yang dihasilkan. Anggotanya harus terdiri dari divisi divisi manajemen dalam badan usaha, serta mempunyai latar belakang pertanian sesuai bidangnya, biologi, ilmu pangan serta ilmu-ilmu lain yang relevan.

c. Personil

Menyebutkan personil yang bertanggungjawab untuk mengembangkan, menerapkan, memutakhirkan, merivisi, dan mendistribusikan Dokumen. Penerapan Jaminan Mutu produk organik serta proses penyelesaiannya. Menyajikan cara memelihara rekaman data yang memuat program dan pelaksanaan pendidikan dan pelatihan serta pengalaman personil badan usaha. Menguraikan hal-hal lain bagi personil badan usaha yang ditujukan untuk meningkatkan kinerja personil seperti pelatihan internal.

d. Pengendalian dokumen

Operator harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengendalian semua dokumen yang merupakan bagian dari sistem, seperti peraturan, standar, atau dokumen normatif lain, metode produksi dan pengawasan, demikian juga gambar, perangkat lunak, spesifikasi, instruksi dan panduan. Semua dokumen yang diterbitkan untuk personil di Operator yang merupakan bagian dari sistem mutu harus dikaji ulang dan disahkan oleh personil yang berwenang sebelum diterbitkan. Prosedur yang diberlakukan harus dipastikan bahwa :

• edisi resmi dari dokumen yang sesuai tersedia disemua lokasi tempat dilakukan kegiatan yang penting bagi efektivitas fungsi produk pangan organik.
• dokumen dikaji ulang secara berkala,dan bila perlu, direvisi untuk memastikan kesinambungan kesesuaian dan kecukupannya terhadap persyaratan yang diterapkan,
• dokumen Penerapan Jaminan Mutu harus diidentifikasi secara khusus yang mencakup tanggal penerbitan dan/atau identifikasi revisi, penomoran halaman, jumlah keseluruhan halaman atau tanda yang menunjukkan akhir dokumen, dan pihak berwenang yang menerbitkan.

e. Pembelian jasa dan perbekalan

Operator harus mempunyai suatu kebijakan dan prosedur untuk memilih dan membeli jasa dan perbekalan yang penggunaannya mempengaruhi mutu produk pangan organik. Harus ada prosedur untuk pembelian, penerimaan dan penyimpanan bahan-bahan substansi input dan peralatan yang relevan dengan kegiatan Produk pangan organik. Rekaman dari tindakan yang dilakukan untuk mengecek kesesuaian harus dipelihara. Dokumen pembelian barang-barang yang mempengaruhi mutu produk pangan organik harus berisi data yang menjelaskan jasa dan perbekalan yang dibeli.

Dokumen pembelian harus dikaji ulang dan disahkan spesifikasi teknisnya terlebih dahulu sebelum diedarkan. Operator harus mengevaluasi pemasok bahan habis pakai, perbekalan,  dan jasa yang penting dan berpengaruh pada mutu produk pangan organik, dan harus memelihara rekaman evaluasi tersebut serta membuat daftar yang disetujui.

f. Pengaduan

Operator harus mempunyai kebijakan dan prosedur untuk menyelesaikan pengaduan yang diterima dari pelanggan atau pihak-pihak lain. Rekaman semua pengaduan dan penyelidikan serta tindakan perbaikan yang dilakukan oleh operator harus dipelihara.

g. Pengendalian produk yang tidak sesuai

Operator harus mempunyai suatu kebijakan dan prosedur yang harus diterapkan bila terdapat aspek apapun dari pekerjaan produk pangan organik yang dilakukan, atau produk pangan organik tidak sesuai dengan prosedur, standar, atau peraturan teknis serta persyaratan pelanggan yang telah disetujui. Kebijakan dan prosedur harus memastikan bahwa: tanggungjawab dan kewewenangan untuk pengelolaan pekerjaan/produk tidak sesuai ditentukan dan tindakan (termasuk menghentikan pekerjaan dan menahan produk) ditetapkan dan dilaksanakan bila ditemukan pekerjaan yang tidak sesuai; evaluasi dilakukan terhadap signifikansi ketidaksesuaian pekerjaan/produk; tindakan perbaikan segera dilakukan bersamaan dengan keputusan pekerjaan/produk yang ditolak atau yang tidak sesuai, bila diperlukan, pelanggan diberitahu dan pekerjaan dibatalkan; tanggung jawab untuk menyetujui dilanjutkannya kembali pekerjaan harus ditetapkan.

h. Tindakan perbaikan

Operator harus menetapkan kebijakan dan prosedur serta harus memberikan kewenangan yang sesuai untuk melakukan tindakan perbaikan bila pekerjaan yang tidak sesuai atau penyimpangan kebijakan dan prosedur di dalam sistem yang ditetapkan. Prosedur tindakan perbaikan harus dimulai dengan suatu penyelidikan untuk menentukan akar permasalahan. Apabila tindakan perbaikan perlu dilakukan, operator harus mengidentifikasi tindakan perbaikan yang potensial. Tindakan perbaikan harus dilakukan sampai sistem dapat berjalan kembali secara efektif, dan didokumentasikan.

i. Tindakan pencegahan

Penyebab ketidaksesuaian yang potensial, baik teknis maupun manajemen, harus diidentifikasi. Jika tindakan pencegahan diperlukan, rencana tindakan pencegahan harus dibuat, diterapkan dan dipantau untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kembali ketidak sesuaian yang serupa dan untuk mengambil manfaat melakukan peningkatan. Prosedur tindakan pencegahan harus mencakup tahap awal tindakan dan penerapan pengendalian untuk memastikan efektivitasnya.

j. Pengendalian rekaman
Operator harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk identifikasi, pengumpulan, pemberian indeks penelusuran, pengarsipan, penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan rekaman. Rekaman harus mencakup laporan audit, internal dan kaji ulang manajemen sebagaimana juga laporan tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan. Semua rekaman harus dapat dibaca dan harus disimpan dan dipelihara sedemikian rupa sehingga mudah didapat bila diperlukan dalam fasilitas yang memberikan lingkungan yang sesuai untuk mencegah terjadinya kerusakan atau deteriorasi dan untuk mencegah agar tidak hilang.  Waktu penyimpanan harus ditetapkan. Operator harus menyimpan untuk suatu periode tertentu rekaman pengamatan asli, data yang diperoleh dan informasi yang cukup untuk menetapkan suatu jejak audit, rekaman kalibrasi, rekaman staf, dan salinan dari setiap laporan pelabelan produk.

k. Audit internal

Operator harus secara periodik, dan sesuai dengan jadwal serta prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya, menyelenggarakan audit internal untuk memverifikasi kegiatannya berlanjut sesuai dengan persyaratan produk pangan organik. Program audit internal harus dtujukan pada semua unsur produk pangan organik. Manajer mutu bertanggung jawab untuk merencanakan dan mengorganisasikan audit sebagaimana yang dipersyaratkan oleh jadwal dan diminta oleh manajemen. Audit harus dilakukan oleh personel terlatih dan mampu yang bila sumber daya mengijinkan, idependen dari kegiatan yang diaudit. Bila temuan audit menimbulkan keraguan pada efektivitas kegiatan atau kebenaran atau keabsahan produk pangan organik, operator harus melakukan tindakan perbaikan pada waktunya, dan harus memberitahu pelanggan secara tertulis bila penyelidikan memperlihatkan hasil produksi mungkin terpengaruh.Bidang kegiatan yang diaudit, temuan audit dan tindakan perbaikan harus direkam. Tindak lanjut kegiatan audit harus memverifikasi dan merekam penerapan dan efektivitas dari tindakan perbaikan yang telah dilakukan.

l. Kaji ulang sistem

Sesuai dengan jadwal dan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya, eksekutif manajemen operator harus secara periodik menyelenggarakan kaji ulang pada sistem yang produk pangan organik yang dilakukan untuk memastikan kesinambungan kecocokan dan efektivitasnya, dan untuk mengetahui perubahan atau peningkatan yang diperlukan. Kaji ulang harus memperhitungkan:

• Kecocokan kebijakan dan prosedur;
• Laporan dari staf manajerial dan personil penyelia;
• Hasil audit internal yang terakhir;
• Tindakan perbaikan dan pencegahan;
• Asesmen oleh badan eksternal;
• Perubahan volume dan jenis pekerjaan;
• Umpan balik pelanggan;
• Pengaduan
• Faktor-faktor relevan lainnya.

m. Amandemen

Perubahan pada dokumen operator harus dikaji ulang dan disahkan oleh fungsi yang sama yang melakukan kaji ulang sebelumnya kecuali bila ditetapkan lain. Personil yang ditunjuk harus memiliki akses ke informasi latar belakang terkait yang mendasari kaji ulang dan pengesahannya. Perubahan dokumen harus dilaporkan kepada lembaga sertifikasi.

2.  Persyaratan Teknis Program pemenuhan persyaratan teknis produk pangan organik harus didokumentasikan secara sistematis sesuai persyaratan standar dan regulasi teknik. Ruang lingkup persyaratan teknis yang harus dipenuhi adalah sesuai dengan persyaratan ruang lingkup bisnis yang dilaksanakan yang mencakup:

a. Budidaya tanaman

Operator budidaya tanaman harus memenuhi standar dan regulasi teknik produk pangan organik dan mendokumentasikan persyaratn teknis yang minimal mencakup:
persyaratan umum, lahan, manajemen kesuburan tanah dan nutrien tanaman, benih dan stok bibit, rotasi tanaman, pengendalian hama, pemanenan tanaman liar dan bahan-bahan substansi input.

b. Budidaya peternakan

Operator budidaya peternakan harus memenuhi standar dan regulasi teknik produk pangan organik dan mendokumentasikan persyaratan teknis yang minimal mencakup: kondisi lingkungan peternakan, pakan, suplemen, manajemen kesehatan ternak, sumberdaya stok, dan standar produksi dairy dan telur.

c. Pengolahan, penyimpanan, penanganan dan transportasi produk pangan organik

Operator pengolahan, penyimpanan, penanganan dan transportasi produk pangan organik harus memenuhi standar dan regulasi teknik produk pangan organik dan mendokumentasikan persyaratan teknis yang minimal mencakup: komposisi, perlindungan produk, pengendalian, bahan pengemas dan penyimpanan.

d. Label, pelabelan dan informasi pasar

Seluruh operator produk pangan organik harus memenuhi standar dan regulasi teknik produk pangan organik dan mendokumentasikan persyaratan teknis yang minimal mencakup: penggunaan label, komposisi produk dan kalkulasi persentasi ingredient produk organik.