Proses Sertifikasi

Pedoman KAN 901-2006
Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Pangan Organik

Proses Sertifikasi

- Aplikasi

Operator yang ingin mendapatkan sertifikasi atas usaha produk pangan organiknya harus mengajukan permohonan sertifikasi kepada lembaga sertifikasi yang telah diakreditasi atau diregister/ditunjuk oleh otoritas pemerintah yang berwenang. Dalam mengajukan permohonan, operator harus melampirkan:

• Formulir Pendaftaran dan Pendataan dari lembaga sertifikasi yang mencakup identitas perusahaan dan data umum perusahaan;
• Rencana Kerja Jaminan Mutu Produk pangan organik;

- Kaji Ulang Permohonan Sertifikasi

Lembaga sertifikasi harus melaksanakan:

• Kaji ulang permohonan untuk menjamin kecukupan program terhadap kecukupan elemen-elemen produk pangan organik;
• Review kelengkapan permohonan sudah memenuhi syarat atau mungkin memenuhi syarat standar dan regulasi teknik;
• Operator yang pernah mengajukan sertifikasi kepada lembaga sertifikasi lain dan ditolak sertifikasinya harus melampirkan dokumentasi tentang tindakan koreksi yang telah dilakukan;
• Menyusun jadwal inspeksi lapang untuk menetapkan apakah operator memenuhi kualifikasi untuk disertifikasi, jika hasil kaji ulang kelengkapan permohonan menunjukkan bahwa kegiatan operasi mungkin sesuai dengan persyaratan standar dan regulasi teknik;
• Mengkomunikasikan hasil kaji ulang.

- Inspeksi lapang

a. Inspeksi lapang

• Lembaga sertifikasi harus melakukan inspeksi awal lapangan pada setiap unit produksi, fasilitas, dan tempat lain yang memproduksi atau menangani produk organik dan yang mencakup dalam suatu operasi sesuai ruang lingkup yang diajukan untuk sertifikasi. Inspeksi lapangan harus dilaksanakan setiap tahun sesuai jadwal surveilen;
• Lembaga sertifikasi dapat melakukan tambahan inspeksi lapangan untuk menetapkan kesesuaian terhadap regulasi teknik;
• Otoritas Kompeten Pangan Organik dapat meminta lembaga sertifikasi untuk melakukan inspeksi lapangan tambahan untuk menetapkan kesesuaian terhadap regulasi teknik;
• Inspeksi lapang tambahan dapat diberitahukan atau tanpa pemberitahuan atas kebijakan lembaga sertifikasi atau permintaan otoritas yang berkompeten;

b. Penjadwalan

Inspeksi lapang awal harus dilaksanakan pada waktu yang sesuai setelah menetapkan bahwa operator menunjukkan kesesuaian atau mungkin mampu mencapai kesesuaian terhadap persyaratan standar atau pedoman yang telah ditetapkan, kecuali, jika pada inspeksi awal mungkin ditunda untuk 6 bulan untuk mencapai kesesuaian dengan persyaratan, kemudian inspeksi dapat dilakukan ketika tanah, fasilitas, dan aktivitas diobservasi bahwa operator dapat menunjukkan kesesuaian dan kapasitas untuk mencapai kesesuaian.
Semua inspeksi lapangan harus dilaksanakan jika perwakilan manajemen dari unit operasi usaha yang menguasai tentang operasi operator hadir dan pada saat tanah, fasilitas, dan aktivitas yang  mendemonstrasikan kesesuaian operasi dengan atau kemampuan untuk mencapai kesesuaian terhadap standar dan peraturan teknis dapat diobservasi, kecuali pada inspeksi lapang tanpa pemberitahuan.


c. Verifikasi informasi

Pada inspeksi lapang suatu operasi operator Produk pangan organik, inspektor harus memverifikasi:

Kesesuaian dan kemampuan operator terhadap persyaratan standar dan regulasi teknik;
Informasi yang mencakup bahwa Dokumen Penerapan Jaminan Mutu Produk pangan organik operator secara akurat dilaksanakan dalam praktek operasi operator
Bahwa bahan-bahan substansi terlarang tidak digunakan untuk operasi, yang dapat dilihat dari kebijakan lembaga sertifikasi, yang mungkin mencakup koleksi data dan pengujian tanah, air, limbah, benih, jaringan tanaman, dan tanaman, hewan, serta contoh produk yang telah diolah.

d. Interview lapangan

Inspektur harus melakukan interview lapangan dengan wakil otoritas operator yang menguasai operasi inspeksi untuk kesesuaian akurasi dan kelengkapan observasi inspeksi dan informasi yang dikumpulkan selama inspeksi lapangan. Inspekstor harus juga meminta informasi tambahan serta isu-isu lain yang relevan.

e. Dokumentasi operasi yang diinspeksi

• Pada saat inspeksi, inspektor harus dapat memberikan bukti pengambilan contohyang dilakukan kepada operator.
• Salinan laporan inspeksi lapangan dan hasil analisa akan dikirim kepada operatoroleh lembaga sertifikasi.

- Pemberian Sertifikat

• Lembaga sertifikasi harus segera mengkaji ulang laporan hasil inspeksi, hasilanalisa substansi dan informasi lain dari operator. Jika lembaga sertifikasi menemukan bahwa Dokumen Penerapan Jaminan Mutu dan semua prosedur aktivitas operator telah sesuai dengan persyaratan dan operator mampu melaksanakan kegiatan sesuai dengan dokumen tersebut, maka operator berhak mendapat sertifikat

• Lembaga sertifikasi harus menerbitkan Sertifikat Produk Pangan Organik yang mencakup:

1. Nama dan alamat unit kegiatan;
2. Tanggal berlakunya sertifikat;
3. Kategori kegiatan organik, mencakup jenis tanaman, tanaman liar, ternak, atau produk olahan yang diproduksi oleh operator;
4. Nama, alamat dan nomor telepon lembaga sertifikasi.

Masa berlaku sertifikat adalah 3 tahun sejak diterbitkan, dan dapat diperpanjang. Operator diperbolehkan untuk tidak memperpanjang masa berlaku sertifikat. Lembaga Sertifikasi dapat menghentikan masa berlaku sertifikat apabila operator tidak menerapkan standar secara konsisten.